Sie besitzen zahlreiche Ordner, dafür fehlt ein Überblick?
Das Heraussuchen von Dokumenten dauert lange?
Kunden benötigen auf kurzem Wege Kopien via E-Mail?
Siem möchten hauseigene Resourcen sparen?
Dann sollten Sie sich überlegen, Ihre komplette Dokumentation systematisch zu digitalisieren.
Gerne erarbeiten wir mit Ihnen gemeinsam ein Konzept für die Umsetzung.
Dabei führen wir u. a. folgende Schritte durch:
Vorbereitung / Analyse:
- Stellen einer verantwortlichen Leitung
- Ggf. Durchführung einer Ortsbegehung
- Erstellung von Handlungsanweisungen
- Erstellung von Lage- und Einsatzplänen
- Information und ggf.
- Einweisung der betreffenden Anwender
- Wir klären im Vorfeld mögliche Restriktionen wie bspw. Zugangsprobleme (zeitlich und sicherheitstechnisch) ab, damit Ihr alltäglicher Ablauf so geringfügig wie möglich behindert wird.
Durchführung:
- Organisation einer geeigneten Location für Scandienstleistungen
- Erfassung und Kennzeichnung der Dokumente
- Systematische digitale Archivierung der Dokumente
- Transport zur Digitalisierung falls nicht beim Kunden möglich
- Hinterlegung von Informationen sowie Ansprechpartner für den Support.
Nachbetreuung:
- Stichproben zur Überprüfung der Validität
- QS (Qualitätssicherung)
Zusatzleistungen:
- Zeitgleich zur Digitalisierung der Dokumente können wir eine User-Einweisungen für zukünftige Dokumentablagen anbieten.